Obklopený psychopatmi?
15. marca 2021
Pamäťový palác
3. apríla 2021Kto do teba GTD, ty do neho „rajčinou“
Nie, nezbláznili sme sa s týmto titulkom. Dokonca sme ani nezmenili zameranie a nejdeme dnes variť, aj keď to chvíľkami možno tak bude znieť. Pričom ani nerobíme reklamu jednému kultovému nemeckému autu, ktoré označenie GTD používa. Stále netušíte o čo ide? My dúfame, že aspoň časť z vás už má aspoň mierneho „tucha“, o čom v tomto článku bude reč. A tým, ktorí, ako sa hovorí, nemajú páru, už v ďalšom odstavci povieme, ako dnešný článok nášho kolegu Martina Zibrína súvisí zo stresom.
Náš stres je často zapríčinený nami a našim okolím. Pričom veľa krát si za to môžeme naozaj sami. Veď kto z nás nepozná dni, kedy si niečo zle zorganizoval a zrazu nestíha. V dnešnej dobe to môže byť častý problém pre ľudí pracujúcich z home office-u, ktorí majú jeden call / online meeting za druhým. Preto sa dnes povenujeme oblasti time managementu. Presne dvom nástrojom v spektre štyroch typov osobností. Volajú sa GTD a Pomodoro.
GTD - getting things down
Metóda GTD (getting things down – v preklade dokončiť veci) hovorí o tom, aby sme si vytvorili návyky na spracovanie úloh. Potrebujeme sa vedieť rozhodnúť, či ich spracujeme hneď alebo ich naplánujeme na vhodný čas. Teda úlohy rozdelíme do uskutočniteľných krokov s jasnými prioritami, čím zabránime, aby sme sa príliš zaoberali vlastnými pocitmi z práce. Technika pritom pozostáva z piatich hlavných princípov:
- Zozbierajte to (urobte si zoznam všetkého od úloh až po skvelé nápady),
- Spracujte to (rozdeľte úlohy do uskutočniteľných krokov),
- Zorganizujte to (priraďte im kategórie, priority a termíny splnenia),
- Vyberte si (pozrite si svoj zorganizovaný zoznam a vyberte si svoju nasledujúcu kľúčovú úlohu)
- A urobte to (vyberte si činnosť a dajte sa do práce)!
Pričom metóda Pomodoro (podľa kuchynského minutovníka v podobe rajčiny) hovorí o tom, že na dôležitú úlohu by sme sa mali sústrediť, upriamiť celú našu pozornosť a aj ju dotiahnuť do konca. Mali by sme pritom fungovať v 25-minutových „intervaloch“ v ktorých úlohu vykonávame. Následne si dáme 5 minút prestávku a dáme si ďalší „25-minutový interval“. Keď sa nám skončí štvrtý 25-minutový interval, dáme si prestávku v rozsahu 15 až 30 minút. Takáto forma práce pomáha využívajúcemu efektívnejšie pracovať a zvládať nástrahy home office-u ... Ale dosť už o teórii týchto metód, poviem vám k nim moju osobnú skúsenosť s nimi.
Nedávno som bol v jednej veľkej spoločnosti, kde sme riešili time management na projektoch. Účastníci vzdelávania vymenovali množstvo nástrojov, ktoré používajú. Mne to však prišlo ako stavba babylonskej veže, čo ich v podstate aj vystihovalo ... Nevedeli sa poriadne dohodnúť a vznikali im zbytočné konflikty. Odporučil som im, aby aj v time managemente využívali správnu formu komunikácie, a teda tú techniku podľa toho, akým typom osobnosti sú. Uvediem príklady.
a pre koho je ktorá metóda efektívnejšia?
Metódu GTD bude využívať hlavne ten, čo je cholerik. Človek, ktorý chce mať čo možno najrýchlejšie povinnosti z krku. Pre neho je najlepší čas tu a teraz, dôležitejší je rýchly výstrel ako fakt, či sa trafí. Pričom sangvinik ju bude tiež využívať, ale hlavne na to, aby mohol veci odsúvať – teda v ponímaní metodiky GTD plánovať na „vhodný čas“. U neho ale ide skôr o prokrastináciu a veci odsúva do tzv. vyhnívajúceho šuplíka. Nakoniec ho aj tak niekto bude musieť urgovať, lebo si svoje povinnosti nestíha už ani preplánovávať a narieka vám, že toho má brutálne veľa.
Melancholik bude GTD využívať najmä na plánovanie, veď čo sa už dá stihnúť okamžite, prípadne do odporúčaného časového rámca dvoch minút? Pri plánovaní bude uplatňovať aj tzv. Parkinsonov zákon, o ktorom sa dočítate v tomto mojom predchádzajúcom článku - link na konci článku. A čo flegmatik? Flegmatik - ten GTD v podstate nepotrebuje, lebo jeho pracovná postupnosť je podľa metódy FIFO (first in, first out) a nejaké rýchle rozhodnutia ho v podstate nezaujímajú. Došlú agendu zaradí do poradia bez priradenia priority a už zo skúsenosti viete, že s tým a s ním už nepohnete. Tak načo sa stresovať. :)
dáte si na ne pomodoro?
A kto využíva techniku Pomodoro? Čuduj sa svete, najviac asi sangvinik, a to v momente, keď už naozaj horí, horí, horí. Vtedy zatvorí za sebou dvere, neprijíma návštevy, nečíta maily a ani sa mu nedovoláte. Tu sa plne prejavuje aj tzv. študentský efekt, ktorý som tiež už popisoval vo vyššie prelinkovanom článku. Preto sangvinika v takom prípade naozaj nevyrušujte a nechajte ho dokončiť aspoň jednu vec. Získa z toho dobrý pocit a možno aj návyk. Cholerik si ten časovač nastaví na kratšiu dobu, lebo jeho rýchlosť je úžasná, jemu treba ale pripomenúť, že nech do toho času zapracuje aspoň jednu skúšku správnosti. Lebo nie všetko čo je rýchlo je aj dobre!
Melancholik naopak nastaví časovač na maximálnu možnú dobu – teda 25 minút, kedy sa ešte dokáže na jednu vec sústrediť. Melancholik to ale takto robí z dôvodu, aby si to po sebe mohol aspoň 3x prekontrolovať. Takže mu prízvukujte, že jedenkrát skontrolovať a dosť. Vedzte však, že jemu tá skúška správnosti aj tak vyjde na prvý krát správne. No a flegmatikovi dajte úlohu, odporučte mu časový rámec, a hlavne mu povedzte, že nech si pred tou dôležitou úlohou trochu oddýchne a pustí sa do nej, až keď to tak bude naozaj cítiť. Ak mu úlohu delegujete, tak mu dajte aj presný návod a máte vyhraté.
Čo nám z toho vyplýva na záver? Metódy na efektívne zvládnutie úloh a dobrý time management existujú. A sú naozaj účinné a pomáhajú predchádzať tomuto typu stresu. Je len dôležité si vybrať tú, ktorá nám, nášmu typu osobnosti bude najviac vyhovovať. Určite si kladiete na záver jednu námietku! Že tých metód je ale omnoho viac, ako sme v tomto článku spomenuli. A áno, plne s ňou súhlasím, a preto ďalším metódam sa budeme venovať zas niekedy na budúce.
PRE VÁŠ SPOKOJNY ZIVOT VYUŽÍVAJTE SPRÁVNE NÁSTROJE U SPRÁVNYCH ĽUDÍ A HLAVNE TÝM SPRÁVNYM SPÔSOBOM.
Na záver veľká vďaka za svoje postrehy a myšlienky autorovi tohto článku a nášmu kolegovi odborníkovi a lektorovi PhDr. Martinovi Zibrínovi PhD. MBA. Ak vás článok a metódy, ktoré Vám môžu pomôcť poraziť Stres na home office zaujali, neváhajte si pozrieť aj naše ďalšie články. Napríklad veľmi zaujímavý článok o dýchaní. Ten nájdete na tomto linku: Ako dychové cvičenia ovplyvňujú život – poraz stres overenými technikami (mystresship.com)